Временные трудности
ак же научиться правильно расходовать самый ценный ресурс, который у нас есть, – время?
Не каждая из нас может похвастаться умением правильно распределять свое время. Мы то бессовестно транжирим его за просмотром глупого телешоу, то не можем найти десять минут для того, чтобы позвонить родителям. Рабочие отчеты заканчиваем дома, а в офисе болтаем с подругами по «аське».
Как же научиться правильно расходовать самый ценный ресурс, который у нас есть, – время?
Белка в колесе
«На занятие я опоздала всего на пятнадцать минут» – именно этими словами, по-моему, должен начинать репортаж с тренинга по тайм-менеджменту приличный неуспевающий житель большого города. В тот день у меня было два интервью до и важная презентация после. Это помимо основной сдачи материалов на работе. Обедала я около восьми вечера вишневым пирожком «свободная касса» (так мы с подругами называем еду из фаст-фуда), зато бодрящей жидкости выпила разнообразной и предостаточно. Ребенка последний раз я заставала не спящим вечером недели три назад. Фитнес мне уже полгода заменяют сигареты. Получить права я пытаюсь года три. Чтобы доделать текущие дела (не уверена, что все), мне нужен как минимум лишний месяц. А в отпуске я была два года назад. В декретном.
Как вы поняли, этот тренинг мне был жизненно необходим. И, как я потом поняла, не мне одной: последний «ученик» опоздал на час – при том, что занятие длилось два. Чему по идее должен учить именно гибкий тайм-менеджмент? Во-первых, уметь из всего многообразия задач выбирать приоритетные и правильно расставлять акценты. Во-вторых, ставить двойной срок для какой-то задачи: реальный – «дедлайн» и предположительный – «редлайн», а все остальные расписывать относительно этих дат. В-третьих, всегда нужно оставлять место подвигу... то есть неожиданности. В-четвертых, когда она случается, надо суметь правильно и в сроки с ней справиться. Ну что ж, попробуем.
На практике
Для того чтобы научить нас правильно распределять задачи, команде из пяти человек была предложена игра, где каждый должен был наиболее эффективно в сжатые сроки выполнить свои функции. Я была в роли наблюдателя, соотносившего свою жизнь с ситуациями, в которых оказывались наши самые что ни на есть реальные герои.
Итак, ИТ-компания попадает в кризисную ситуацию: нужно организовать форум разработчиков, проходящий каждый год. Только сегодня стало ясно: проходить он будет не в Сочи, а в Краснодаре, и не два, а три дня. Собирается экстренное совещание «начальников отделов компании». Перед этим каждый игрок читает свое задание с «целями», которые неплохо бы разобрать на встрече. Мягко говоря, не самая близкая для меня область деятельности. А говоря прямо – я абсолютный профан во всем мало-мальски менеджерском. Тем не менее почти все обнаруженные в ходе игры проблемы присущи в той или иной степени и мне. Я почти всегда откладываю все на последний момент, жертвую личным в угоду рабочему и, наконец, не использую имеющееся время на все сто.
Представьте себе
Перед Романом, руководителем административного отдела, стояла одна из самых сложных задач: заказ билетов, размещение в гостинице и промоматериалы – все в срок и в нужном месте. На совещании Роман выбрал позицию исполнителя. Записывал все рекомендации менеджера по проекту, периодически сдабривая речь начальника словами: «Ну мы не первый год делаем этот форум, всегда успевали – и сейчас успеем». Эта позиция, кстати, очень близка и мне. В самых критических ситуациях меня спасало чувство юмора и спокойствие. Надо написать за ночь пять текстов? О'кей, пишу первый (или третий, если он мне ближе), а дальше – по ситуации, у меня сдача каждый месяц – и завалы соответственно тоже, что поделать.
ОШИБКА Конечно, оптимизм и наличие чувства юмора похвальны в любой ситуации, но проблем они сами по себе не решают. Роман до конца не представлял полный объем задач, а брался за каждую конкретную. Если говорить про мою ситуацию, то оказалось, что сделать кое-что вполне можно: не доводить ситуацию каждый раз до критической, а стараться в поставленные самой сроки сдавать какую-то часть материалов.
МЕТОД При более или менее долговременном планировании (на год, месяц или неделю – зависит от рода деятельности) важно самые крупные и сложные по выполнению задачи ставить в первую треть срока. И всегда оставлять временной зазор на всякий пожарный случай который в моей ситуации возникает всегда). Полезно еще иметь для себя (или для подчиненных) не только «дедлайн», но и так называемый «редлайн» (на два или три дня раньше срока или на неделю-две), оставляя себе пространство для маневра.
Замуж за работу
Следующему участнику нашего «консилиума» Татьяне, руководителю информационного отдела, предстояло помимо рабочей проблемы решить еще и личную. В задании было сказано, что ей жизненно необходимо уйти в отпуск на пять дней по семейным обстоятельствам. И героиня честно пару раз пыталась завести разговор с руководителем административного отдела. Выглядело это вполне в духе Comedy Club лучших времен:
– Р-р-роман!
– Да, Татьяна?
– Р-р-роман, ну позвольте мне сдать вам материалы на два дня позже?
– Татьяна, ну никак не получится в этот раз, вы же видите. Давайте постараемся, из последних сил...
– Хорошо, я выйду на выходных.
Последняя смиренная фраза участницы игры ставила крест не только на ее отпуске, но и на очередных выходных. До боли знакомая ситуация. Проще дать, чем объяснить, почему не хочешь или не можешь. А в проигрыше-то ты и собственная дочь (муж, мама, сын, собака, беременная подруга).
ОШИБКА
У Татьяны-игрока, у Татьяны-человека и у меня-человека подобные ситуации возникают постоянно: если времени не хватает на работе, то работа плавно перетекает домой.
МЕТОД
А поговорить? Из тех же пяти текстов наверняка парочку все же можно перенести на следующие дни (если заботливые редакторы оповестили тебя лишь о редлайне). Если ты не систематический прогульщик и неумеха, тебе обязательно пойдут навстречу.
Много на себя берете
Руководитель телемаркетинга Ольга, на первый взгляд, чем-то напоминала Татьяну и ее проблему. Но в обязанности девушки входило оповещение всех участников форума о его программе и смене места его проведения. Ольга коротко сказала в самом начале совещания: «Свою задачу я поняла, разрешите мне удалиться для ее решения». «На "одноклассниках" посидеть», – заметил вечно остроумный Роман.
На вопрос «когда хотя бы примерно можно ждать результатов?» Ольга отрезала: «Завтра! В... 11... в 11.30 утра». И сказала она это таким не терпящим возражений тоном, что реально все вокруг, включая менеджера проекта, поверили. И лишь позже открылось, что количество участников форума было больше сотни, а сами компании находятся в разных частях страны. Соответственно, учитывая временную разницу, не только к 11-ти утра следующего дня, скорее всего, даже за пару-тройку дней проделать такую огромную работу было нереально.
ОШИБКА
Это был самый яркий пример того, как никогда и ни при каких обстоятельствах поступать нельзя. Подобные «жертвы» ничем оправдать не получится. Да и работа все равно не будет сделана в срок.
МЕТОД
Нужно соотносить желаемое с реальным и не стараться казаться лучше. По крайней мере намного лучше. То есть не брать на себя всю свалившуюся работу и уметь вовремя и коротко сказать «нет».
Скрытые возможности
Честно говоря, до конца игры все были уверены, что в обязанности PR-менеджера Алексея входит только одно – разговор с генеральным директором. Он как заклинание произносил фразу «Очень прошу вас обеспечить мне встречу для утверждения обложки» каждые 3 минуты. На самом деле все свои остальные задачи он собирался решить один, тихонько, в уголке. Командного духа мне и самой частенько не хватает. А всего в голове не упомнишь. Максимум, что я могу сделать, – корявым почерком расписать в ежедневнике все, что нужно сделать. Без иерархии и сроков.
ОШИБКА
Алексей отлично расставил приоритеты, а, как мы помним, это главная задача гибкого тайм-менеджера. Но он как-то упустил все остальные задачи.
МЕТОД
Выделив главное и поставив ему срок, нужно постепенно расписать все остальное: до мельчайших подробностей. И при этом четко понимать, что при смещении сроков основного задания перемещаются и все остальные даты, которые зависели от него. При таком раскладе ты четко поймешь, что из обещанного ты сейчас выполнить не сможешь и к чему лучше приступить быстрее.
Свободная птица
Конечно, мне как знатному фрилансеру персонаж Элины-журналиста импонировал особенно. Прибежала легкая, воздушная, не обремененная заботами дама, выдала на-гора свои сроки сдачи газеты, листовок и интернет-материалов. Все остальное время она рисовала милые цветочки и балерин на бумажке с заданием (я, кстати, люблю еще квадратики и уточек) и весьма остроумно парировала замечания Романа.
ОШИБКА
Хороший творческий настрой, пожалуй, никому не повредит. Но тут существует опасность: творчество и отрешенность могут рано или поздно перейти в, мягко говоря, пофигизм. Кстати, это главная опасность для людей творческих (к каковым причисляю себя) и людей, живущих по принципу «лучшее – враг хорошего» (один из моих девизов).
МЕТОД
Держи нос по ветру. Балерин нарисовать ты успеешь всегда, а вместе с ними пропустишь важный момент и не сможешь вовремя и адекватно отреагировать на изменения вокруг тебя.
Коротко о главном
Когда мы разбирали игру в конце занятия, не было ни одного человека – и среди участников, и среди наблюдателей – кто бы сказал хоть одно не самое доброе слово об Анне, менеджере проекта. Харизма, позитивный настрой, участие и здоровый альтруизм – лишь немногие ее качества, которые можно было выделить. Все было бы неплохо, если бы не одно «но».
ОШИБКА
Руководитель закрыла совещание, так и не обсудив ни с кем его цель: перенос мероприятия и дополнительный день. В реальности это бы просто закончилось еще одной встречей.
МЕТОД
Для себя я отсюда вынесла следующую мысль: если для моей работы (например, интервью) выделено, скажем, два часа – и ни секундой больше, надо «выжать» из этого времени максимум. Чтобы материал не пришлось дорабатывать. Грубо говоря, лучше переделать, чем не доделать.
P.S. Этот текст я сдала за пол-часа до «дедлайна», все «реды» (и свои, и поставленные редактором) я пропустила неделю назад. Зато вчера гуляла с дочкой.
| УЗНАТЬ БОЛЬШЕ: Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Изд. «Манн, Иванов и Фербер», 2007. Стивен Р. Кови, А. Роджер Меррил, Ребекка Р. Меррил «Главное внимание к главным вещам». Изд. «Попурри», 2002. http://pocketnotes.ru/ |